Jak objednat catering na rodinnou oslavu nebo firemní akci

Catering se nejlépe objednává odzadu: nejdřív víte, kolik lidí přijde, jak dlouho akce potrvá a kde se bude konat, a teprve potom vybíráte jídlo. Kdo začne jídelním lístkem, často zjistí, že se do prostoru nevejde stůl, nebo že jídlo nelze udržet teplé. Níže najdete odpovědi na otázky, které si kladou pořadatelé rodinných oslav i firemních akcí, od počtu hostů po smlouvu.

Kolik hostů a jaký formát?

Počet hostů určuje téměř všechno. Pro desítky lidí se hodí sedící menu s obsluhou, pro vyšší počty bufet nebo raut, kde si lidé berou sami. Sváteční oběd má jiný rytmus než firemní večírek, kde se vstoje popíjí a ochutnává.

Zjistěte předem, kolik lidí potvrdí účast, a počítejte s několika procenty rezervy. Formát ovlivní i vybavení: sezení, stoly, nádobí, ohřev. Pokud je prostor malý, zvolte jednodušší podávání. Dobré je domluvit termín, do kdy lze měnit počet hostů, protože poskytovatel nakupuje suroviny dopředu. Při pochybnostech poraďte se s kuchařem, který ví, co v daném formátu funguje.

Při firemní akci počítejte i s hosty, kteří přijdou později nebo odejdou dřív, a s tím, že bufet je třeba průběžně doplňovat. Domluvte, zda se čas podávání dodrží přesně, nebo se bude upravovat podle programu.

Kolik jídla počítat?

Množství závisí na délce akce, denní době a skladbě hostů. Oběd nebo večeře vyžaduje více než koktejlová recepce. Delší akce potřebují doplňování a děti jedí jinak než dospělí.

Poskytovatel by vám měl doporučit gramáž a počet kusů na osobu a vysvětlit, jak to počítá. Zvažte i pití, dezert a noční občerstvení. Raději mírná rezerva než nedostatek, ale přehnané objednávky vedou k plýtvání. Domluvte se, co se stane se zbytky: u některých služeb si je můžete odvézt, jinde ne z hygienických důvodů. Dobrý plán bere v úvahu i sezónu, v létě se víc pije a méně jí.

Vegetariánských jídel počítejte víc, než byste čekali, a nezapomeňte na děti: menší porce a oblíbená jídla na stole dodají klid rodičům.

Jak na alergie a diety?

Provozovatelé jsou povinni informovat hosty o přítomnosti alergenů v nebalených pokrmech, v Evropské unii jich je čtrnáct hlavních skupin, například lepek, mléko, vejce, ořechy nebo celer. Žádejte seznam alergenů ke každému pokrmu.

Zjistěte předem, kdo z hostů má alergii, celiakii nebo drží dietu, a nahlaste to jmenovitě. Vegetariánská a veganská varianta by měla být plnohodnotná, ne jen příloha. Při těžké alergii zvažte oddělenou přípravu a označení pokrmů na stole. Obsluha musí vědět, co které jídlo obsahuje. Nepodceňujte tuto část, protože chyba může ohrozit zdraví.

U venkovní akce se ptejte na přístřešek, elektřinu a zdroj vody, protože bez nich nelze jídlo bezpečně připravit ani udržet v chladu.

Jak ověřit poskytovatele?

Poskytovatel cateringu musí mít živnostenské oprávnění a dodržovat hygienické předpisy včetně systému kontroly rizik. Zeptejte se, jak zajišťuje chlazení a teplotu při převozu, a zda má zkušenost s akcemi podobné velikosti.

Požádejte o reference, ukázky dřívějších akcí a pokud je to možné, o ochutnávku. Prohlédněte si recenze a komunikaci: rychlá a konkrétní odpověď, srozumitelná nabídka a ochota řešit detaily jsou dobré znamení. Nespoléhejte na ústní slib, vše si nechte potvrdit písemně. Kontrolu potravin provádí Státní zemědělská a potravinářská inspekce a hygienu orgány ochrany veřejného zdraví.

Co patří do nabídky a smlouvy?

Nabídka má uvádět menu, množství, čas dovozu, nádobí, obsluhu, ubrusy, ohřev a úklid. Ujasněte si, co je v ceně a co se platí zvlášť: doprava, příplatek za víkend, čas obsluhy po půlnoci nebo pronájem vybavení.

Smlouva by měla obsahovat termín a místo, počet hostů, menu, cenu, zálohu a storno podmínky. Ověřte, do kdy lze změnit počet osob a co se stane při zrušení akce. Uložte si komunikaci a požádejte o rozpis cen po položkách, abyste mohli snadno upravit rozsah, když se změní rozpočet. Objednejte s předstihem: u větších akcí několik týdnů, v sezóně svateb a vánočních večírků ještě dříve. Můj tip: Doporučila bych den před akcí poslat poskytovateli finální seznam hostů s alergiemi a přesným časem příjezdu, aby všichni pracovali se stejnými informacemi.

Co řešit v den akce?

Určete jednu kontaktní osobu, která předá poskytovateli klíče, ukáže prostor a bude řešit změny. Domluvte čas příjezdu s rezervou, aby bylo možné vše připravit a vyzkoušet ohřev.

Zkontrolujte, zda jsou jídla označena a teplota odpovídá, hlavně u studených pokrmů. Pomáhá mít k dispozici zásuvky, stoly, odpadkové koše a místo na zbytky. Po akci se domluvte na vyzvednutí vybavení a vyúčtování. Případné reklamace uplatněte hned a písemně, s fotografiemi. Poděkování personálu přispívá k dobré spolupráci a příště vám vyjdou vstříc.

Počítejte s dostatkem personálu, protože jeden člověk zvládne obsloužit jen omezený počet hostů. Zeptejte se předem, kolik lidí obsluhy přijde a do kdy zůstane.

Zdroje

• Státní zemědělská a potravinářská inspekce
• Státní zdravotní ústav
• Česká obchodní inspekce